| ![]() | |
Het voorspel
In een branche waar organisaties als paddestoelen uit de grond schieten is onderscheidend vermogen een must. Het organiseren van een evenement volstaat niet langer met het boeken van een goede artiest. Het creëren van een totaalpakket van sfeer en beleving vanaf het eerste moment is belangrijker dan ooit. De conceptontwikkeling en 'branding' van het evenement bepaalt grotendeels het succes en de levensduur.
De hektiek van 1.001 dingen
Wanneer het plan er ligt, de naam is bedacht, de stijl is bepaald en misschien zelfs al de eerste artiest is geboekt, is het moment daar waar het voorspel en de productie samenkomen. Deze fasé noemen we 'hektiek'. Het moment waarop de rol van de conceptontwikkelaar, de eventmanager en het hoofd-productie door elkaar heen lopen. Terwijl het drukwerk besteld moet worden moet er eerst nog een kleine correctie worden doorgevoerd, de contracten van de artiesten moeten worden getekend, de posters moeten worden verspreid en de apparatuur moet worden ingehuurd, maar hebben we eigenlijk alle riders al?
Expertise op het productionele vlak is op dit moment geen overbodige luxe. Het begroten en budgetteren van het evenement en onderhandelen met kennis van zaken zijn de eerste stappen naar een financieel gezond evenement. Het kennen van de juiste leveranciers en een netwerk met specialisten op de meest uiteenlopende gebieden. Een draaiboek, veiligheidsplan en plattegronden die niet alleen zijn afgestemd op een (eventuele) vergunningaanvraag, maar die ook kunnen dienen als werkdocumenten tijdens de op- en afbouw van het evenement kunnen een flinke bijdrage leveren aan het versoepelen van het proces.
Eventmanager versus Hoofd-productie
Nog maar een kleine week te gaan, na de 'hektiek' zijn alle taken duidelijk en staat alles op papier. Het hoofd-productie (ook wel de 'alleskunner' genoemd) heeft de taak op zich genomen om de eventmanager te ontstressen. Het hoofd-productie heeft met zijn inzicht in het gehele proces, ervaring in leidinggeven, het kunnen besturen van een heftruck of verrijker, ervaring in stroomvoorziening, het spreken van de taal van licht- en geluidstechnici en het tot uitvoer kunnen brengen van een veiligheidsplan een essentiële rol in de grondproductie. Samen met de vrijwilligers, medewerkers en ingehuurde partijen wordt er in rap tempo een nieuwe wereld gecreëerd waar de bezoekers een onvergetelijk tijd gaan beleven. Dat geeft voldoening bij de vrijwilligers of medewerkers omdat ze één aanspreekpunt hebben die tijd en aandacht voor ze heeft terwijl de eventmanager veilig warm en droog in zijn kantoor kan blijven om alle 'echt' belangrijke zaken te regelen.
Deep Dish Chase | Partner in productie |
|
|
|
Partner in productie
Over ons
Over ons